Sept agents côté client, trois branchements côté candidat, les lignes qui tiennent le cabinet au quotidien, et ce que votre logiciel sait déjà faire : voilà les quatre familles de cette page. Chacune est décrite à part plutôt qu’en bloc, parce que c’est ligne par ligne que vous reconnaîtrez votre façon de travailler.
On commence par le côté client : les entreprises qui recrutent, la mémoire de chaque relation, la relance qui ne s’oublie pas. C’est là que vous avez mal, et c’est là que votre ATS ne va pas. Le côté candidat, votre ATS le fait de mieux en mieux : on règle ses fonctions sur vos critères, sans les reconstruire et sans vous facturer ce réglage. Restent trois branchements que votre logiciel ne fait pas. C’est à un placement de plus dans l’année que le prix d’une installation se compare, jamais à une ligne de logiciel.
Au premier appel, on vous dit lesquelles de ces lignes se montent le plus vite chez vous, et lesquelles dépendent de ce que vos logiciels laissent brancher.
01
Le jour de la semaine que vous choisissez, les entreprises de vos métiers qui donnent des signes d’embauche arrivent en liste. Chaque ligne porte le nom du dirigeant, le plus souvent, et dit si l’entreprise est déjà dans votre base. Cet agent remplace la recherche à la main sur les sites d’annonces, et rien n’est extrait de LinkedIn.
02
Une page réunit qui vous connaissez chez ce client, les appels passés, les offres en cours, ce qu’on lui a dit et où le dossier s’est arrêté, lus dans votre ATS, votre téléphonie et vos mails. C’est la ligne qu’on cite le plus souvent en premier, parce qu’aucun ATS ne va chercher dans ces trois outils à la fois, et parce que c’est celle qu’on entend le plus manquer.
03
Après l’appel, la transcription est lue : un résumé daté s’écrit dans votre second cerveau, une interaction est proposée dans votre ATS, un brouillon de relance vous attend. Un appel sans réponse laisse sa trace avec l’heure et le motif. Vous relisez, vous envoyez, rien ne part sans vous.
04
Une page avant chaque rendez-vous prospect : l’état de la relation, les postes ouverts chez ce prospect d’après le radar des sociétés qui recrutent, les profils de votre vivier qui correspondent, les questions à poser. Cette fiche remplace la demi-heure de fouille dans quatre logiciels.
05
Chaque matin, la liste de ce qui est dû : les promesses faites en appel, les silences de plus de quinze jours, les candidatures envoyées sans retour, avec pour chacune le brouillon déjà prêt. Vous envoyez ce que vous validez, et rien d’autre.
06
Le besoin exprimé de vive voix devient une fiche de poste dans le format de vos annonces, le projet vous est proposé dans votre ATS, et les critères de tri que vous appliquerez sont écrits avec la fiche. Les éléments que le client n’a pas pensé à donner sont signalés à part.
07
Chaque mois, à la date que vous fixez, ces chiffres sortent de votre ATS tels quels : sociétés touchées, relances faites, rendez-vous obtenus, mandats signés, mandats qui n’ont pas bougé. Vous voyez à quelle étape les affaires se perdent.
Trois branchements seulement : tout le reste du côté candidat, votre ATS le fait de mieux en mieux, et c’est l’objet de la dernière famille de cette page.
01
Les profils présentés l’an dernier et jamais recontactés, les candidats qui ont dit « pas maintenant » : ils sont dans votre base et n’existent plus pour personne. Le diagnostic les compte d’abord, puis ils sont relus et rapprochés de vos postes ouverts, et c’est vous qui choisissez à qui écrire. Un premier message est préparé pour ceux que vous avez informés de leur place dans votre vivier et dont le dernier contact date de moins de deux ans, la durée maximale que recommande la CNIL.
02
Quand un client change son besoin, la fiche corrigée est préparée pour chaque candidat encore en course, dans vos mots, et vous l’envoyez une fois relue. Plus de message à réécrire pour chaque nom de la liste.
03
Là où votre ATS n’écoute pas vos appels, les critères entendus pendant l’échange vous sont proposés dans les bons champs de la fiche : disponibilité, prétentions, mobilité, préavis. Plus de fiche à moitié vide trois semaines plus tard.
Ces lignes ne s’achètent pas comme un agent de plus. Elles viennent une fois que le second cerveau est en place, parce qu’elles s’appuient toutes sur ce qu’il sait déjà de votre cabinet : elles se font sur les heures d’évolution de l’abonnement et se décident au fil de l’eau plutôt qu’au devis.
01
Chaque matin, ce qui a bougé pendant la nuit : réponses reçues, entretiens du jour, dossiers qui attendent une décision qui ne peut venir que de vous.
02
Il est rédigé à partir de ce que le cabinet a vraiment vécu cette semaine, dans vos tournures, sur les sujets où l’on vous attend et pas sur des généralités.
03
Les fichiers déposés en vrac sont renommés et classés selon la convention que votre cabinet applique depuis des années sans l’avoir jamais écrite.
04
Les nouveautés qui sortent sur les outils du recrutement sont relues à leur source, puis réduites à ce qui tiendrait debout dans un cabinet plutôt qu’en démonstration.
05
Postes ouverts, placements, délais moyens, taux de réponse : ils sortent de vos outils tels quels, sans que personne retape quoi que ce soit dans un tableur.
06
Ce que chacun s’est engagé à faire pendant une réunion devient une liste attribuée, avec l’échéance annoncée, sans que personne ait eu à prendre de notes.
07
Les méthodes du cabinet, ses habitudes et ses raccourcis sont interrogeables en français, ce qui évite au nouvel arrivant de déranger trois collègues.
08
Vos trames de mail et de document se corrigent quand votre façon d’écrire change, au lieu de vieillir dans un dossier que plus personne n’ouvre.
09
Un profil déjà présent est reconnu même si le nom est orthographié autrement ou si l’adresse a changé, avant qu’une seconde fiche soit créée.
10
Dans un lot de candidatures, celles qui ne remplissent pas un critère que vous avez écrit sont signalées avant l’import, et c’est vous qui décidez de ce qu’elles deviennent.
11
Un statut incohérent, une fiche vide, un dossier sans propriétaire : ce qui cloche dans la base est signalé avant que quelqu’un tombe dessus au mauvais moment.
Les éditeurs sortent une fonction IA tous les mois, et une tâche qui se passe entièrement dans un logiciel finit par être reprise par ce logiciel. Ces fonctions, on les connaît : on les règle sur vos critères, on ne vous les facture jamais, et quand votre ATS en absorbe une de plus, elle sort de l’abonnement.
01
De plus en plus d’ATS et de téléphonies transcrivent et résument l’appel, parfois dans un module payant. On règle le modèle de résumé sur ce que vous voulez y lire, et on branche la suite : le rangement sur la bonne fiche, la relance.
02
Le tri et le score des profils sont livrés d’origine chez les principaux éditeurs. On écrit vos critères dans l’outil, y compris ceux que vous appliquez sans y penser, et on relit les premiers résultats avec vous. Si votre ATS note vos candidats, le texte d’information que vous leur donnez doit le dire.
03
La lecture d’un CV et son rangement dans les bons champs sont compris dans l’abonnement de votre ATS, même quand la mise en page est pénible. On vérifie que les champs sont les bons, c’est tout.
04
Votre ATS commence à distinguer un vrai diplôme d’une certification. On y règle ce que chaque poste exige, rien de plus, et on vérifie avec vous qu’il le repère sans se tromper.
05
Les statuts qui bougent d’eux-mêmes, les relances de sourcing et le premier message rédigé pour un profil sont dans l’outil. On les règle dans vos mots, on ne les reconstruit pas. Ces envois partent de votre ATS, selon ce que vous y avez validé : nos agents, eux, n’envoient jamais rien.
06
Le créneau, la référence du poste et la signature de celui qui reçoit sortent de votre agenda et de votre ATS. On règle le modèle une fois, et rien n’est à recopier ensuite.
Aucun cabinet ne les prend toutes. Ce qui se joue au premier appel, c’est de savoir lesquelles vous serviraient vraiment, dans quel ordre, et ce qui manque encore à cette liste pour qu’elle ressemble à votre façon de travailler.
C’est souvent là qu’apparaît celle à laquelle personne n’avait pensé, et c’est en général la meilleure.