Chaque mois, on vérifie que le système tient encore sur vos logiciels.
Un mois après la livraison, sur un système que nous suivons, cinq repères sur trente-quatre avaient bougé, deux étaient cassés, et une automatisation programmait sans le savoir sa propre panne au 1er janvier. Personne dans le cabinet ne l'avait vu, et les automatisations continuaient de tourner comme si de rien n'était.
C'est ce qui arrive à tout système que personne ne relit. Une automatisation s'appuie sur ce que vos logiciels contiennent le jour où on l'installe : le nom d'un statut, la liste de vos collaborateurs, un champ de fiche, une année. Vos logiciels changent, un statut est renommé, quelqu'un part, l'éditeur fait évoluer sa porte de service, et l'automatisation ne s'arrête pas pour autant : elle continue de tourner et écrit au mauvais endroit. Personne ne s'en aperçoit avant que les données soient fausses.
La surveillance fait une seule chose : chaque mois, elle relit ce que chaque automatisation suppose de vos outils, et le compare à ce que vos outils contiennent réellement ce jour là. Elle voit aussi si quelqu'un a retouché une automatisation entre deux passages. Elle lit, elle ne modifie rien, jamais une fiche, jamais un réglage. Ce qui ne concorde plus sort dans un rapport d'une page, et c'est nous qui corrigeons, avant que quoi que ce soit se voie.
Le premier du mois, vous recevez une page : ce qui a bougé dans vos logiciels, ce qui a été corrigé et quand, ce qui arrive. Un statut renommé dans votre ATS, une collaboratrice partie que deux automatisations citaient encore, une date en dur qui aurait arrêté une relance au 1er janvier. Vous n'avez rien vu passer, et c'est le but. Ce rapport est la quatrième chose du système qui se réveille seule, avec la fin d'appel, le radar de la semaine et la relance du matin.
Le rapport dit aussi ce que vos éditeurs ont sorti dans le mois. Le jour où l'un d'eux propose lui même une des briques installées chez vous, elle sort de l'abonnement et nous la réglons dans l'outil sans la facturer, et le raccordement suivant prend sa place. Vous ne payez jamais deux fois la même fonction, et la question de savoir si tout ça va devenir obsolète reçoit une réponse écrite chaque mois.
C'est ce que l'abonnement paie, et rien d'autre : des systèmes surveillés, la réparation de ce qui a dérivé sans compter les heures, et des heures pour faire évoluer le système quand votre façon de travailler change, en trois paliers dont les montants sont sur la page des tarifs. Vous pouvez vous en passer, le système reste à vous et continue de tourner, mais plus personne ne vérifie qu'il tient.
Personne ne sait ce qui a bougé dans ses logiciels depuis six mois.
C'est précisément le problème, et c'est aussi la raison pour laquelle cette page existe avant même que vous ayez quoi que ce soit à surveiller.
Parlons en pendant trente minutes, sans diaporama et sans argumentaire préparé. Vous repartez avec une idée claire de ce qui est automatisable chez vous, même si nous n'allions pas plus loin ensemble.