Sept briques côté client, trois raccordements côté candidat, ce qui tient la maison, et ce que votre logiciel sait déjà faire. Chacune est décrite une par une plutôt qu'en bloc, parce que c'est ligne par ligne que vous reconnaîtrez votre propre quotidien.
On commence par le côté client, les entreprises qui recrutent, la mémoire de chaque relation, la relance qui ne s'oublie pas, parce que c'est là que vous avez mal et que votre ATS n'y va pas. Le côté candidat, votre ATS le fait de mieux en mieux : on le règle, on ne le reconstruit pas, sauf trois raccordements qu'aucun éditeur ne fait. Une seule de ces lignes suffit souvent à faire rentrer un mandat de plus dans l'année, et c'est à ça que le prix se compare, jamais à une ligne de logiciel.
Trois de ces sept tournent aujourd’hui chez un cabinet, les quatre autres sont écrites et se montent au moment où vous les demandez. On vous dit laquelle est dans quel cas au premier appel.
Chaque jeudi, les entreprises de vos métiers qui donnent des signes d’embauche arrivent en liste, avec le nom du dirigeant et, pour chacune, si elle est déjà dans votre base ou pas encore. Elle remplace la recherche à la main sur les sites d’annonces, et rien n’est extrait de LinkedIn.
Qui vous connaissez chez eux, les appels passés, les offres en cours, ce qu’on leur a dit et où le dossier s’est arrêté, lus dans votre ATS, votre téléphonie et vos mails. C’est celle qu’on cite le plus souvent en premier, parce qu’aucun ATS ne traverse les trois, et parce que c’est celle qu’on entend le plus manquer.
Quand vous raccrochez, le transcript est lu : un résumé daté s’écrit dans votre second cerveau, une interaction est proposée dans votre ATS, un brouillon de relance vous attend. Un appel sans réponse laisse sa trace avec l’heure et le motif. Vous relisez, vous envoyez, rien ne part sans vous.
Une page avant chaque rendez-vous prospect : l’état de la relation, les postes ouverts chez eux d’après le radar, les profils de votre vivier qui correspondent, les questions à poser. Elle remplace la demi-heure de fouille dans quatre logiciels.
Chaque matin, la liste de ce qui est dû : les promesses faites en appel, les silences de plus de quinze jours, les candidatures envoyées sans retour, avec pour chacune le brouillon déjà prêt. Vous envoyez ce que vous validez, et rien d’autre.
Le besoin exprimé de vive voix devient une fiche de poste dans le format de vos annonces, le projet est créé dans votre ATS, et les critères de tri que vous appliquerez sont écrits avec. Les éléments qu’il n’a pas pensé à donner sont signalés à part, et la proposition commerciale se monte dans votre format.
Sociétés touchées, relances faites, rendez-vous obtenus, mandats signés, mandats qui n’ont pas bougé, sortis de votre ATS tels qu’ils sont, le premier de chaque mois. Vous voyez où le tunnel se resserre.
Trois raccordements seulement, parce qu’aucun éditeur ne les fait. Tout le reste du côté candidat, votre ATS le fait de mieux en mieux, et c’est la dernière famille de cette page.
Les profils présentés il y a deux ans et jamais recontactés, les candidats qui ont dit « pas maintenant », relus et rapprochés de vos postes ouverts, avec un premier message préparé pour chacun. Ils sont dans votre base et n’existent plus pour personne.
Quand un client change son besoin, la fiche corrigée est préparée pour chaque candidat encore en course, dans vos mots, et part quand vous avez validé. Plus de renvoi à la main à toute une liste.
Là où votre ATS n’écoute pas vos appels, les critères entendus pendant l’échange, disponibilité, prétentions, mobilité, préavis, sont rangés dans les bons champs de la fiche. Plus de fiche à moitié vide trois semaines plus tard.
Celles-ci ne se vendent pas à l’unité. Elles viennent une fois que le second cerveau est en place, parce qu’elles s’appuient toutes sur ce qu’il sait déjà de votre maison, et elles se décident au fil de l’eau plutôt qu’au devis.
Chaque matin, ce qui a bougé pendant la nuit : réponses reçues, entretiens du jour, dossiers qui attendent une décision qui ne peut venir que de vous.
Rédigé sur ce que le cabinet a vraiment vécu cette semaine, dans vos tournures, sur les sujets où l’on vous attend et pas sur des généralités.
Les fichiers déposés en vrac sont renommés et classés selon la convention que votre cabinet applique depuis des années sans l’avoir jamais écrite.
Ce qui sort sur les outils du recrutement est testé sur des cas réels, puis réduit à ce qui tient debout dans un cabinet plutôt qu’en démonstration.
Postes ouverts, placements, délais moyens, taux de réponse : sortis de vos outils tels qu’ils sont, sans que personne retape quoi que ce soit dans un tableur.
Ce que chacun s’est engagé à faire pendant une réunion devient une liste attribuée, avec l’échéance annoncée, sans que personne ait eu à prendre de notes.
Les méthodes du cabinet, ses habitudes et ses raccourcis sont interrogeables en français, ce qui remplace les trois collègues qu’il aurait dérangés.
Vos trames de mail et de document se corrigent quand votre façon d’écrire change, au lieu de vieillir dans un dossier que plus personne n’ouvre.
Un profil déjà présent est reconnu même si le nom est orthographié autrement ou si l’adresse a changé, avant qu’une seconde fiche soit créée.
Les candidatures dont le téléphone n’est pas européen sortent d’un lot d’import avant d’encombrer la base et de faire perdre une matinée à quelqu’un.
Un statut incohérent, une fiche vide, un dossier sans propriétaire : ce qui cloche dans la base est signalé avant que quelqu’un tombe dessus au mauvais moment.
Les éditeurs sortent une fonction IA tous les mois, et tout ce qui vit à l’intérieur d’un logiciel finit par être fait par ce logiciel. Ces fonctions sont comprises : on les règle sur vos critères, on ne vous les facture jamais, et quand votre ATS en absorbe une de plus, elle sort de l’abonnement.
La plupart des ATS et des téléphonies transcrivent et résument l’appel. On règle le modèle de résumé sur ce que vous voulez y lire, et on branche la suite : le rangement sur la bonne fiche, la relance.
Le tri et le score des profils sont natifs chez les principaux éditeurs. On y écrit vos critères, y compris ceux que vous appliquez sans y penser, et on relit les premiers résultats avec vous.
La lecture d’un CV et son rangement dans les bons champs sont compris dans votre abonnement, même quand la mise en page rend la lecture pénible. On vérifie que les champs sont les bons, c’est tout.
Votre ATS distingue de mieux en mieux un vrai diplôme d’une certification. Quand il se trompe sur une école ou qu’une date manque, la règle est écrite chez vous, en français, et il la lit.
Les statuts qui bougent d’eux-mêmes, les relances de sourcing et le premier message rédigé pour un profil sont dans l’outil. On les règle dans vos mots, on ne les reconstruit pas.
Le créneau, le lien de visio, la référence du poste et la signature de celui qui reçoit sortent de votre agenda et de votre ATS. On les assemble une fois, et rien n’est à recopier ensuite.
Aucun cabinet ne les prend toutes. Ce qui se joue au premier appel, c'est lesquelles vous serviraient vraiment, dans quel ordre, et ce qui manque encore à cette liste pour qu'elle ressemble à votre façon de travailler.
C'est souvent là qu'apparaît celle à laquelle personne n'avait pensé, et c'est en général la meilleure.